TÉMOIGNAGE INSTITUTION :
Communication événementielle

Qui ? Olivier Delbecq Responsable des événements et partenariats UBIFrance

Objectif ? Optimiser la rentabilité du département événements et partenariats

Bonjour Olivier Delbecq, pouvez-vous présenter votre activité chez UBIFrance ?
Bonjour. Je suis responsable des évènements et des partenariats pour UBIFrance. Mon rôle consiste à multiplier les rencontres entre spécialistes de l'export et du développement à l'international et des chefs d'entreprises pour des partages d'expertise. L'objectif est de mobiliser des entreprises vers des opportunités export et de médiatiser ce rôle l'agence.

Donc, pas uniquement un objectif médiatique ?
Les médias comptent beaucoup pour attirer des participants lors de nos actions mais mes objectifs personnels sont des objectifs de chiffre d'affaire du département.

Alors, justement, comment réalisez-vous la promotion ces évènements ?
Nous recherchons des relais dans la presse. Mon rôle dans mon précédent poste chez UBIFRANCE consistait déjà à promouvoir les actions de l'agence pour le développement international des entreprises françaises.

Nous nous appuyons aussi sur notre base de contacts, à qui nous envoyons des invitations ciblées pour chaque évènement.

Est-ce que le métier de RP a changé avec l'avènement du Web 2.0 ?
Ce qui est certain c'est qu'il nous faut être visible sur des canaux beaucoup plus nombreux et que les médias sont de plus en plus à la recherche d'informations en ligne et de multimédia. Il est indispensable que notre activité ait une grosse présence en ligne.

Accès aux présentations des intervenants

Comment procédiez-vous avant de travailler avec PR•ROOMS ?
Je publiais - et publie toujours - des pages d'invitation sur le site d'UBIFRANCE et demandais à mon service informatique d'effectuer des mailings. Le résultat est satisfaisant mais nécessite beaucoup d'interventions, un processus complexe et une planification longue.

Qu'est-ce qui vous a séduit dans le module de communication événementielle de PR•ROOMS ?
C'est surtout la simplicité et la possibilité de faire mettre en ligne tout l'évènement par PR•ROOMS.

Lors de notre journée Où Exporter en 2013, co-organisée avec Oséo, j'ai envoyé une liste de documents, de logos et de liens à l'équipe et le lendemain le site était en ligne avec les intervenants, le programme, la gestion de l'inscription, ... Ca nous a permis de faire une promotion rapide et très efficace en envoyant un lien vers le site.

Pour International au Féminin, notre toute dernière action, nous n'avons pas pu envoyer les invitations en interne et en quelques heures, la solution a été réglée grâce au module PR•ROOMS. Une news contenant la description, les programmes et les modalités d'inscription a été envoyée à plus de 5000 destinataires en quelques heures. Pour nous, voir les ouvertures et les inscriptions en temps réel est très instructif et précieux.

Quels sont les effets bénéfiques de la visibilité accrue en ligne?
C'est essentiellement une affaire de rentabilité. Les partenaires sont plus faciles à démarcher, les sponsors plus faciles à convaincre et les participants plus faciles à inviter.

A qui recommanderiez-vous PR•ROOMS ?
A toute entreprise qui veut sortir des sentiers battus pour sa communication et qui souhaite la relier à des objectifs concrets et mesurables.

A mes yeux, le service de mise en ligne ultra-rapide est un gros plus, mais j'apprécie aussi que chaque élément publié sous un même toit contribue à la visibilité du tout et accumule un trafic que je peux diriger dans la direction qui m'intéresse le plus à un moment donné.

Aujourd'hui plus personne n'a le budget de fonctionner avec des services cloisonnés et je ne connais aucune autre offre permettant d'intégrer la communication à des objectifs d'entreprises à ce point.